Flujos con IA · Contabilidad

Conciliar con IA sin que los datos de tus clientes salgan de tu equipo.

Dos formas de usar la IA en la conciliación bancaria: con datos anonimizados, o sin que la IA vea un solo dato real. En las dos, el contador valida y firma.

Por Luis Felipe Guarín González · 12 de octubre de 2026

En corto: La forma más segura es que la IA nunca vea los datos reales: le das la estructura de tu extracto y tu auxiliar con datos inventados, te construye las fórmulas o la macro de cruce, y tú la ejecutas en tu Excel con los datos reales. Si necesitas que la IA revise las partidas, anonimiza primero: terceros y cuentas reemplazados por códigos cuya tabla se queda en tu equipo. La conciliación la valida y la firma el contador.

Cómo se hace hoy

Cada mes, por cada cliente, el contador cruza a mano el extracto bancario con el auxiliar contable: busca montos, revisa fechas, identifica cheques pendientes, consignaciones en tránsito y notas bancarias sin registrar. Con varios clientes y varias cuentas, la conciliación se vuelve la tarea que más tiempo consume en el cierre.

El flujo

  1. 01 · Tú

    Elige el modo

    Modo A, sin datos: la IA solo ve la estructura con datos inventados y te entrega fórmulas. Modo B, anonimizado: la IA ve las partidas, pero sin nombres, NIT ni números de cuenta. Si tienes duda, usa el modo A.

  2. 02 · IA

    Construye el cruce

    A partir de las columnas de tu extracto y tu auxiliar, escribe las fórmulas (o la macro) que normalizan fechas, montos y signos, y cruzan partidas por monto y fecha con la tolerancia que tú defines.

  3. 03 · Tú

    Ejecuta con tus datos

    Corres las fórmulas en tu Excel con el extracto y el auxiliar reales. Los datos nunca salen de tu equipo. Pruebas primero con un mes ya conciliado para comprobar que el cruce da lo mismo.

  4. 04 · IA

    Clasifica las partidas pendientes

    Con las partidas que no cruzaron (anonimizadas en modo B, o solo los tipos y montos en modo A), propone la clasificación: cheques pendientes de cobro, consignaciones en tránsito, notas bancarias no registradas (comisiones, GMF, intereses) y posibles errores.

  5. 05 · IA

    Sugiere los ajustes

    Para las notas bancarias, redacta el borrador de los registros contables sugeridos con su soporte, para que tú los revises.

  6. 06 · Tú

    Valida, registra y firma

    Revisas cada partida y cada ajuste, los registras en tu software contable y firmas la conciliación. En modo B, restituyes los nombres con tu tabla de códigos, que nunca compartiste.

La instrucción

Instrucción (prompt)
Actúas como asistente de un contador. No ves datos reales de clientes.

Mi extracto bancario tiene estas columnas: [fecha | descripción | débito | crédito | saldo]
Mi auxiliar contable tiene estas columnas: [fecha | comprobante | tercero | débito | crédito]
Las fechas vienen en formato [dd/mm/aaaa] y los montos con [punto de miles y coma decimal].

Con 10 filas de ejemplo INVENTADAS para cada archivo:
1. Escribe las fórmulas de Excel (o una macro) que normalicen fechas, montos y signos en ambos archivos.
2. Escribe el cruce por monto exacto y fecha con una tolerancia de [3] días, y marca cada partida como CONCILIADA, PENDIENTE EN BANCO o PENDIENTE EN LIBROS.
3. Agrega una columna que sugiera el tipo de partida pendiente: cheque pendiente de cobro, consignación en tránsito, nota bancaria no registrada (comisión, GMF, intereses) o posible error.
4. Explícame paso a paso cómo aplicarlo a mis archivos reales y cómo probarlo con un mes ya conciliado.

No inventes reglas contables: si una clasificación depende de mi criterio, dímelo.

Regla de datos

  • Los movimientos bancarios y la contabilidad de tus clientes son información confidencial y datos personales (Ley 1581 de 2012), y el contador tiene deber de reserva profesional (Ley 43 de 1990).
  • Prefiere el modo A: la IA trabaja solo con la estructura y datos inventados; los datos reales se procesan en tu equipo.
  • Si usas el modo B, anonimiza antes: terceros, NIT y números de cuenta reemplazados por códigos. La tabla de códigos no se comparte con ninguna herramienta.

Qué no hacer

  • Pegar el extracto real de un cliente en una cuenta personal de IA.
  • Usar las fórmulas sin probarlas primero con un mes ya conciliado.
  • Registrar un ajuste sugerido por la IA sin revisar su soporte.
  • Delegar la firma: la conciliación es responsabilidad del contador.

Herramientas: Excel o Google Sheets para ejecutar el cruce, y cualquier asistente de IA para escribir las fórmulas (en modo A no ve datos reales). Para el modo B, solo la herramienta aprobada por tu firma.

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